Wenn Sie unsere Produkte und Dienstleistungen (zusammen Leistungen) in Anspruch nehmen, bearbeiten wir Daten für die Vorbereitung des Vertragsschlusses und für die Durchführung des entsprechenden Vertrags. Unsere Leistungen richten sich an in der Schweiz ansässige Personen bzw. Unternehmen. Auch mit Bezug auf unsere Lieferanten und Partner bearbeiten wir Daten im Zusammenhang mit diesen Verträgen.

Da unsere Vertragspartner in aller Regel Unternehmen sind, bearbeiten wir generell weniger Personendaten, weil das Datenschutzrecht nur Daten natürlicher Personen erfasst. Wir bearbeiten in diesem Fall aber Angaben über die Kontaktpersonen, mit denen wir in Kontakt stehen.

Generell bearbeiten wir Daten im Zusammenhang mit unseren Leistungen – insbesondere dem Vertrieb von Fondsanteilen, dem Asset Management von Liegenschaften und dem Kauf und Verkauf von Liegenschaften – wie folgt:

• Wir bearbeiten die Stammdaten unserer Kontaktpersonen und weiterer Personen, die bei unseren Kunden, Lieferanten und Partnern beschäftigt oder für diese als Angestellte, Leitungsorgane oder Dienstleister tätig sind, z.B. Name, Kontaktangaben, Angaben über Stellung und Tätigkeit und weitere berufsbezogene Angaben und Angaben aus der und über die Kommunikation mit uns.
• Wenn wir mit Ihnen im Hinblick auf einen Vertrag in Kontakt stehen, bearbeiten wir die Daten, die Sie uns übermitteln, Angaben über nachgesuchte Leistungen und das Datum der Kontaktaufnahme. Bei Privatkunden bearbeiten wir auch Angaben über Ihre finanziellen Verhältnisse und Bankverbindungen und Ihre Risikofähigkeit und Risikobereitschaft. Wir identifizieren Sie zudem im Rahmen des Online-Onboardings oder einer Videoidentifikation zur Erfüllung von gesetzlichen Anforderungen im Rahmen des Gesetzes zur Bekämpfung der Geldwäscherei und der Terrorismusfinanzierung. Dazu erheben wir die gesetzlich verlangten Daten und dokumentieren sie. Wir nehmen ferner im Rahmen unserer gesetzlichen Pflichten und internen Richtlinien Sanktions- und vergleichbare Prüfungen unserer Kunden bzw. deren Leitungsorgane und wirtschaftlich Berechtigten vor und beschaffen dafür Daten aus den einschlägigen Datenbanken, einschliesslich von Identifikationsdaten wie dem Geburtsdatum verzeichneter Personen, Angaben über wirtschaftliche und politische Verbindungen und Angaben über Sanktionen. Dazu können auch besonders schützenswerte Personendaten gehören.
• Wenn wir mit Ihnen einen Vertrag schliessen, bearbeiten wir die Daten aus dem Vorfeld des Vertragsschlusses und Angaben zum Vertragsschluss selbst (z.B. zum Abschlussdatum und zum Vertragsgegenstand). Auch während und nach der Vertragsdauer bearbeiten wir Personendaten. Das betrifft z.B. – bei Privatkunden – Angaben zur Vermögensverwaltung (z.B. Informationen zur persönlichen und finanziellen Situation sowie Fragen zur finanziellen Risikobereitschaft und -neigung und weitere Anlagepräferenzen, Vermögensbestand, Anlagemix, Transaktionen, Rendite und Ein- und Auszahlungen, Angaben zur wirtschaftlichen Berechtigung und Herkunft der einzubringenden Vermögensverwerte und zum Steuerstatus), zu unseren Gebühren, ferner generell auch Angaben zu Zahlungen, Kontakten mit uns, gegenseitigen Forderungen, zur Beendigung des Vertrags und – falls es zu Auseinandersetzungen im Zusammenhang mit dem Vertrag kommen sollte – auch zu diesen und entsprechenden Verfahren. Ohne diese Datenbearbeitungen könnten wir Verträge nicht abwickeln. Personendaten können wir auch von anderen Gruppenunternehmen beziehen (siehe Ziff. 4).

Im Zusammenhang mit unserer Immobilienverwaltung und mit dem Kauf oder Verkauf von Liegenschaften bearbeiten wir Ihre Daten ferner dann, wenn Sie Mieter einer von uns verwalteten Liegenschaft sind (oder bei Unternehmen Kontaktperson eines Mieters). Dazu gehören insbesondere Stammdaten wie Name und Adresse und Angaben über das Mietverhältnis, z.B. dessen Dauer oder Mietzinse und weitere Informationen im Zusammenhang mit der Abwicklung des Mietverhältnisses.

Es kann sein, dass Sie uns Daten übermitteln, die sich auch auf andere Personen beziehen (z.B. wirtschaftlich Berechtigte, Bevollmächtigte, Bürgen, Stellvertreter, Angehörige usw.). Wir gehen in diesem Fall davon aus, dass diese Daten richtig sind und dass Sie uns diese Daten übermitteln dürfen. Da wir mit diesen Personen oft keinen direkten Kontakt haben und sie nicht direkt über unsere Datenbearbeitung informieren können, bitten wir Sie, diese Personen Ihrerseits über unsere Datenbearbeitung zu informieren (z.B. durch einen Hinweis auf diese Datenschutzerklärung).

Wir bearbeiten Personendaten auch, um unsere Leistungen zu bewerben:

• Newsletter: Wir versenden elektronische Informationen und Newsletter, die auch Werbung für unsere Angebote enthalten. Wir fragen vorher nach Ihrer Einwilligung, ausser wenn wir bestimmte Angebote gegenüber bestehenden Kunden bewerben. Wir bearbeiten in diesen Zusammenhang neben Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse auch Angaben darüber, welche Leistungen Sie bereits in Anspruch genommen haben, ob Sie unsere Newsletter öffnen und welche Links Sie anklicken. Dazu stellt unser E-Mail-Versanddienstleister eine Funktion bereit, die im Wesentlichen mit unsichtbaren Bilddaten funktioniert, die über einen kodierten Link von einem Server geladen werden und dadurch die entsprechenden Angaben übermitteln. Das ist ein verbreitetes Verfahren, das uns hilft, den Effekt von Newslettern einzuschätzen und unsere Newsletter zu optimieren. Sie können diese Messung vermeiden, indem Sie Ihr E-Mail-Programm entsprechend einstellen (z.B. indem Sie das automatische Laden von Bilddateien ausschalten).
• Online-Werbung: Wir können unsere Leistungen auch auf Websites von Partnern bewerben. Dazu finden Sie unter Ziff. 5 weitere Angaben.
• Anrufe: Wir können unsere Kunden und in Einzelfällen auch potenzielle Kunden anrufen und dabei die entsprechenden Daten über unsere Gesprächspartner und ggf. verbundene Personen beim angerufenen Unternehmen bearbeiten.
• Marktforschung: Daten bearbeiten wir auch, um Leistungen zu verbessern und neue Produkte zu entwickeln, z.B. Angaben über Ihre Reaktion auf Newsletter oder Angaben aus Kundenbefragungen und Umfragen oder aus Social Media, von Medienbeobachtungsdiensten und aus öffentlichen Quellen.

Wir können Personendaten im Rahmen unserer Tätigkeit an verschiedene Stellen bekanntgeben. Dazu gehören

• unsere Gruppengesellschaften. Wir sind Teil der Helvetica-Gruppe unter dem Dach der Helvetica Property Group AG (dazu oben Ziff. 1). Unsere Gruppengesellschaften befinden sich derzeit alle in der Schweiz, mit Ausnahme der Helvetica Property Investor SA in Oslo. Die Gruppe bezieht bestimmte Dienstleistungen zentral von der HPI, z.B. Accounting- und IT-Dienstleistungen, bei denen Personendaten ausgetauscht werden können. Die Gruppenunternehmen unterstützen sich aber auch in anderen Belangen gegenseitig und können dafür auch Personendaten austauschen, z.B. zu gruppenweiten Reportingzwecken oder einer gesellschaftsübergreifenden Verwaltung von Kunden. Wir gehen davon aus, dass solchen Bekanntgaben keine Geheimnisinteressen entgegenstehen, wenn Sie uns nichts anderes mitteilen. Für Ihre Betroffenenrechte können Sie sich gerne an uns wenden (wir stimmen uns in diesem Fall mit anderen Gruppenunternehmen ab);
• mit Ihnen verbundene Personen, bspw. Bevollmächtigte, Bürgen, Stellvertreter und Angehörige, und bei Kontaktpersonen von Unternehmen Mitarbeitende und das Unternehmen selbst;
• die Eigentümer der von uns verwalteten Immobilien, denen wir Mieterdaten (Name, Adresse, Angaben zum Mietverhältnis) bekanntgeben können. Im Rahmen unserer Verwaltung können wir Mieterdaten u.U. auch anderen Mietparteien und Dienstleistern bekanntgeben;
• Ämter, Behörden und Gerichte im Rahmen unserer gesetzlichen Pflichten und im Zusammenhang mit Verfahren, in denen wir Partei oder Drittbetroffene sind;
• Dritte bspw. im Zusammenhang mit dem Erwerb oder Verkauf von Vermögenswerten durch uns;
• Dienstleister, besonders Anbieter von IT-Dienstleistungen (Beispiele sind Anbieter von Hosting- oder Datenanalyseleistungen und sonstigen Applikationen wie bspw. auch für unser CRM, d.h. unsere Kontaktverwaltung, für die wir Hubspot einsetzen), von Administration und Beratungsleistungen und von Dienstleistungen im Immobilienbereich einschliesslich Unterhalt; ferner auch Leistungen von Banken, der Post usw. Zu Dienstleistern für unsere Webseite finden Sie unter Ziff. 5 Angaben. Dabei können diese Dienstleister im erforderlichen Umfang jeweils auch Personendaten bearbeiten.

Diese Empfänger von Daten befinden sich nicht nur in der Schweiz. Das betrifft besonders Dienstleister. Diese haben Standorte auch in der EU bzw. im EWR, aber auch in anderen Ländern weltweit, besonders über ihre Unterbeauftragten und wiederum deren Unterbeauftragten. Diese können unter Umständen auch Personendaten bearbeiten. Wir können auch Behörden und anderen Personen im Ausland Daten übermitteln, wenn wir rechtlich dazu verpflichtet sind oder z.B. im Rahmen eines Unternehmensverkaufs oder eines Gerichtsverfahrens (dazu Ziff. 6). Nicht alle dieser Staaten verfügen über einen angemessenen Datenschutz. Wir gleichen den niedrigeren Schutz durch entsprechende Verträge aus, besonders die sog. Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, die hier abrufbar sind. In bestimmten Fällen können wir Daten im Einklang mit datenschutzrechtlichen Vorgaben auch ohne solche Verträge übermitteln, z.B. wenn Sie in die entsprechende Bekanntgabe eingewilligt haben oder wenn die Bekanntgabe für die Vertragsabwicklung, für die Feststellung, Ausübung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen oder für überwiegende öffentlichen Interessen erforderlich ist.

Welche Daten fallen bei der Nutzung unserer Website an?
Bei jeder Verwendung unserer Webseite fallen aus technischen Gründen bestimmte Daten an, die in Protokolldateien (Log-Daten) temporär gespeichert werden, vor allem die IP-Adresse des Endgeräts, Angaben über den Internet-Service-Provider und über das Betriebssystem Ihres Endgeräts, Angaben zur verweisenden URL, Angaben zum verwendeten Browser, Datum und Zeit des Zugriffs, und aufgerufene Inhalte beim Besuch der Webseite. Diese Daten verwenden wir, damit unsere Webseite verwendet werden kann, ferner um die Systemsicherheit und -stabilität zu gewährleisten und unsere Website zu optimieren und zu statistischen Zwecken.

Unsere Website verwendet zudem Cookies, d.h. Dateien, die Ihr Browser automatisch auf Ihrem Endgerät speichert. Dadurch können wir einzelne Besucher unterscheiden, in der Regel aber ohne sie zu identifizieren. Cookies können auch Informationen über aufgerufene Seiten und die Dauer des Besuchs enthalten. Bestimmte Cookies («Session-Cookies») werden beim Schliessen des Browsers gelöscht. Andere («dauerhafte Cookies») bleiben für eine bestimmte Dauer gespeichert, damit wir Besucher bei einem späteren Besuch wiedererkennen können.

Wir können auch andere Technologien z.B. zur Speicherung von Daten im Browser verwenden, aber auch zur Wiedererkennung, z.B. Pixel Tags oder Fingerprints. Pixel Tags sind unsichtbare Bilder oder ein Programmcode, die von einem Server geladen werden und dadurch bestimmte Angaben übermitteln (ähnlich wie bei den in Ziff. 3 bereits erwähnten Newslettern). Fingerprints sind Angaben über die Konfiguration Ihres Endgeräts, die Ihr Endgerät von anderen Geräten unterscheidbar machen.

Diese Cookies und anderen Technologien können auch von Drittunternehmen stammen, die uns bestimmte Funktionen bereitstellen. Auch diese können sich ausserhalb der Schweiz und des EWR befinden (dazu finden Sie unter Ziff. 4 Angaben). Zum Beispiel setzen wir Analysedienste ein, damit wir unsere Webseite optimieren können. Cookies und ähnliche Technologien von Drittanbietern ermöglichen es diesen zudem, Sie auf unseren Webseiten oder auf anderen Webseiten sowie in sozialen Netzwerken, die ebenfalls mit diesem Dritten zusammenarbeiten, mit individualisierter Werbung anzusprechen und zu messen, wie wirksam Werbeanzeigen sind (z.B. ob Sie über eine Werbeanzeige auf unsere Webseite gelangt sind und welche Aktionen Sie dann auf unserer Webseite ausführen). Die entsprechenden Drittanbieter können dafür die Nutzung der Webseite aufzeichnen und ihre Aufzeichnungen mit weiteren Informationen aus anderen Webseiten verbinden. So können sie Verhalten der Nutzer über mehrere Webseiten und Endgeräte hinweg aufzeichnen, um uns auf dieser Basis statistische Auswertungen zur Verfügung zu stellen. Diese Angaben können die Anbieter auch für eigene Zwecke verwenden, z.B. für personalisierte Werbung auf der eigenen Webseite oder anderen Webseiten. Falls ein Nutzer beim Anbieter registriert ist, kann dieser die Nutzungsdaten der betreffenden Person zuordnen.

Sie können Ihren Browser in den Einstellungen so konfigurieren, dass er bestimmte Cookies oder ähnliche Technologien blockiert, oder Cookies und andere gespeicherte Daten löscht. Mehr dazu finden Sie in den Hilfeseiten Ihres Browsers (meist unter dem Stichwort «Datenschutz»).

Wie bearbeiten unsere Dienstleister Daten für unsere Website?
Zwei Beispiele unserer Dienstleister sind Google und Hubspot. Dazu diesen finden Sie nachstehend weitere Angaben. Wir können auch andere Drittanbieter einsetzen, die Personen- und andere Daten in der Regel in ähnlicher Weise bearbeiten.

Wir setzen Webseite Google Analytics ein, einen Analyse-Dienst von Google LLC (Mountain View, USA) und Google Ireland Ltd. (Dublin, Irland). Google erfasst bestimmte Informationen über das Verhalten der Nutzer auf der Webseite und über das verwendete Endgerät. Die IP-Adressen der Besucher werden in Europa vor der Weiterleitung in die USA gekürzt. Google liefert uns gestützt auf die aufgezeichneten Daten Auswertungen, bearbeitet bestimmte Daten aber auch für eigene Zwecke. Informationen zum Datenschutz von Google Analytics finden Sie hier und falls Sie selbst ein Google-Konto haben, finden Sie weitere Angaben hier.

Hubspot ist eine Marketing-Automatisierungs-Software von HubSpot, Dublin, Ireland. Sie unterstützt uns dabei, die Verwendung unserer Website zu analysieren. Dazu setzt Hubspot Cookies ein. Nutzungsdaten werden dabei nur mit Ihrer Person verknüpft, wenn Sie unser Kontaktformular verwenden. In diesem Fall speichern wir diese Daten in unserem von Hubspot betriebenen CRM (Kundenverwaltungssoftware). Die Datenschutzerklärung von Hubspot finden Sie hier.

Wie bearbeiten wir Daten über Social Media?
Wir betreiben auf sozialen Netzwerken und anderen Plattformen eigene Auftritte (z.B. auf LinkedIn). Wenn Sie dort mit uns kommunizieren oder Inhalte kommentieren oder weiterverbreiten, erheben wir dazu Angaben, die wir vor allem zur Kommunikation mit Ihnen, für Marketingzwecke und für statistische Auswertungen verwenden. Kommentare können wir dort auch löschen oder bei einem Verstoss gegen Nutzungsrichtlinien dem Anbieter melden. Beachten Sie bitte, dass der Anbieter der Plattform Daten (z.B. zum Nutzerverhalten) auch selbst erhebt und verwendet, ggf. zusammen mit anderen ihm bekannten Daten (z.B. für Marketingzwecke oder zur Personalisierung der Plattforminhalte).

Ja, denn sehr viele Vorgänge sind ohne eine Bearbeitung von Personendaten nicht möglich, auch übliche und sogar unvermeidliche interne Abläufe. Im Voraus lässt sich dies nicht immer genau bestimmen, auch nicht der Umfang der dabei bearbeiteten Daten, aber Sie finden anschliessend Angaben zu typischen (wenn auch nicht unbedingt häufigen) Fällen:

• Kommunikation: Wenn wir mit Ihnen in Kontakt stehen, bearbeiten wir Angaben über Kommunikationsinhalte über Art, Zeitpunkt und Ort der Kommunikation. Zu Ihrer Identifikation können wir auch Angaben zum Identitätsnachweis bearbeiten.
• Einhaltung rechtlicher Vorgaben: Im Rahmen gesetzlicher Pflichten oder Befugnisse und zur Einhaltung interner Regularien können wir Daten an Behörden bekanntgeben.
• Prävention: Wir bearbeiten Daten zur Verhinderung von Strafdaten und anderen Verstössen, bspw. im Rahmen der Betrugsbekämpfung oder von internen Untersuchungen.
• Rechtliche Verfahren: Soweit wir an rechtlichen Verfahren beteiligt sind (z.B. einem Gerichts- oder Verwaltungsverfahren), bearbeiten wir Daten z.B. über Verfahrensparteien und andere beteiligte Personen wie z.B. Zeugen oder Auskunftspersonen und geben Daten an solche Parteien, Gerichte und Behörden bekannt, u.U. auch im Ausland. 
• IT-Sicherheit: Daten bearbeiten wir auch für die Überwachung, Kontrolle, Analyse, Sicherung und Überprüfung unserer IT-Infrastruktur, aber auch für Backups und die Archivierung von Daten.
• Wettbewerb: Wie bearbeiten Daten über unsere Mitbewerber und das Marktumfeld generell (z.B. die politische Lage, die Verbandslandschaft usw.). Dabei können wir auch Daten über Schlüsselpersonen bearbeiten, besonders Name, Kontaktdaten, Rolle oder Funktion und öffentliche Äusserungen.
• Transaktionen: Wenn wir Forderungen, andere Werte, Betriebsteile oder Gesellschaften veräussern oder erwerben, bearbeiten wir Daten im erforderlichen Umfang zur Vorbereitung und Durchführung solcher Transaktionen, z.B. Angaben über Kunden bzw. ihre Kontaktpersonen oder Mitarbeiter, und geben entsprechende Daten auch Käufern oder Verkäufern bekannt.
• weitere Zwecke: Daten bearbeiten wir im erforderlichen Umfang zu weiteren Zwecken wie z.B. Schulung und Ausbildung, Administration (z.B. Vertragsmanagement, Buchhaltung, Durchsetzung und Abwehr von Ansprüchen, Evaluation und Verbesserung interner Abläufe, Erstellung anonymer Statistiken und Auswertungen) Erwerb oder Veräusserung von Forderungen, Geschäften, Betriebsteilen oder Unternehmen und Wahrung weiterer berechtigter Interessen.

Wir bearbeiten Ihre Personendaten, solange es für den Zweck der Bearbeitung erforderlich ist (bei Verträgen in der Regel für die Dauer der Vertragsbeziehung), solange wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung haben (z.B. um rechtliche Ansprüche durchzusetzen, zur Archivierung und oder dazu, die IT-Sicherheit sicherzustellen) und solange Daten einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen (für bestimmte Daten gilt z.B. eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist). Nach Ablauf dieser Fristen löschen oder anonymisieren wir Ihre Personendaten.

Je nach anwendbarem Recht ist eine Datenbearbeitung nur erlaubt, wenn das anwendbare Recht es spezifisch erlaubt. Das gilt nicht nach dem schweizerischen Datenschutzgesetz, aber z.B. nach der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), soweit diese zur Anwendung kommt. Da wir unsere Dienstleistungen auf Unternehmen in der Schweiz ausrichten, ist das nur in Ausnahmefällen und für die Helvetica Property Investor SA in Oslo der Fall. Hier stützt sich die Bearbeitung Ihrer Personendaten darauf, dass sie für die Vorbereitung und die Abwicklung von Verträgen (Ziff. 2) erforderlich ist, dass sie für berechtigte Interessen von uns oder Dritten erforderlich ist, z.B. für statistische Auswertungen (Ziff. 2) oder für Marketingzwecke (Ziff. 3), dass sie gesetzlich vorgeschrieben oder erlaubt ist oder dass Sie in die Bearbeitung separat eingewilligt haben. Sie finden die entsprechenden Bestimmungen in Art. 6 und 9 der DSGVO.